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一連の入札参加資格申請の経緯について

更新に少し間が空いてしまいました。方波見です。

今回の入札参加資格申請、依頼分に関してはすべて発送を完了し、あとは各自治体からの受理票を待つのみとなりました。
まだ気を抜けない、いや、結局入札資格申請を事務所の業務のひとつとするということは、その時点で年間を通じた「期日管理」という重要ジョブを引き受けることとなるので、気を抜けるときはなくなります。そもそも事業やってれば当然か。

今年度の入札参加資格申請をやりきったことは、自分にとって色々な教訓を教えてくれ、かつ大きなスキルアップになりました。

まず、自分という1人の人間を客観化し(ゴルゴかよ)、入札登録業務を性質ごとに細分化して時間ごと・曜日ごとに1つのことに徹底しました。
例えば・・・

・業者ごとの基本情報のデータ化
・申請先リストの作成・・・申請年度・受付期間の確認
・申請書に情報入力
・添付書類の抽出と大量コピー
・申請書と添付書類のセット、チェックシートとの突合
・ファイル化
・発送準備
・発送

業務を細分化して、この時間はこの業務、この日はこの業務、と集中して行う。そうすることで、大量の案件に関して同じ作業を集中することとなり、一定時間を経過するとトランス状態となって早く処理ができるようになりました(俺だけ?)

結構自治体の入札要領は罠が仕掛けてあるんですね。例えばフラットファイルに綴じなければならない、しかも緑でなければならない、赤でなければならない、そもそもファイルに綴じてはいけない、クリップでなければならない、返信はがきは1枚でなければならない、2枚でなければならない、返信用切手は82円じゃなくて92円でなければならない、返信用封筒に両面テープを貼らなければならない、郵送必須なので持参しても受け付けない、など、ほぼ間違い探しです。

このトラップが君に分かるかな、みたいな。ウォーリーを探せ。

それもトランス状態になっていると、結構騙されないんですね。

で、例えば今週の金曜日に発送と決めたら絶対金曜日に発送する、というように、決めたことは必ず実行するようにしました。
エンドを決めると、体は動くものです。

全身タイツの私と同じ顔の悪魔と天使が何度も出てきて「まだ全然間に合うんだから、今日発送しなくてもよくね?」「だめよ。金曜日に発送するって決めたんでしょ」と言っても、悪魔には一切耳は貸しませんでした。
プライベートではほぼ悪魔が勝ってますけど。

次回の入札祭りは再来年ですが、おそらく今回自分で細分化した業務を、そのまま今度は担当者別に分けることになるでしょうし、そうならなければならないと思っています。

戦いは続く。

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