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連絡手段とそれが「事務所内」の場合について

行政書士の方波見です。

人と人との連絡手段は色々ありますね。

お客様とのやりとりは電話・メール、最近はメッセンジャーやラインも多くなりましたね。本当にケースバイケースじゃないでしょうか。細かいニュアンスが影響する場合などは電話になりますし、お互いに「電話のが早いし」という場合もあります。関係性もあるでしょうけど。

同業の先生等は電話もありますがラインやメッセンジャーも多いでしょうかね。

打ち合わせ中や取り込み中(それを言うとお客様も一緒か)の場合もあるので互いに返事できるときに返事をしますし、電話も出れない場合はあとでかけなおすと。お互い忙しい身ですから出ない場合や返事がない場合は「ああいま取り込み中だな」と了解済み。

そう考えるとリアルに面と向かって合うことは結構少ないのかも。打ち合わせが必要な場合等に限定されますかね。(「飲む」という重要なケースもあります(笑))

一方「身内」、ここで言う身内とは事務所の中を指しますが、身内になると状況が変わってきます。

普段面と向かい合っていますのでその時間が長ければ長いほど関係は深く「水クセーこと言うなや~」とは言えますが、そうは言っても一定の気遣いは必要です。

まあ今は事務所内でのやり取りなども備忘を兼ねてメールやメッセージで行う場合が多いですが、相談や打ち合わせ等は直接気軽に声をかけてしまうことも多いのでは?

でも「ちょっと待て」です。

相手はお客様の為に集中しなければならない仕事をしているかも知れません。ひょっとするとこれから出かけようとして頭の中でこれからのストーリーを考えているかも知れません。

お客様と会うときは必ずアポを入れますし電話した場合は「今大丈夫ですか?」と確認しますよね。

事務所内のいわゆる「仲間内」でも一緒です。突然目の前に現れて長々と話し出されることで、相手は集中力を台無しにしてしまうかも知れませんし、急ぎの対応をしているので後にして欲しいかも。わざわざ1日のスケジュールを組み立ててその時間はその人にとって貴重な時間なのかも知れません。
例えば突然目の前に瞬間移動したかのごとく現れて「メール送ったんですが・・・」という前置きで長々話されても・・・。いやいやじゃあメール見るから(笑)。

私も朝イチでその日の予定を組立てるクチです。以前から決まっている相談・外出の時間、ひょっとすると対応が必要かもしれないので開けておくべき時間、書類を作成する時間、どうしてもここで書類を完成しなければならない時間、昼寝の時間(笑)・・・などなど。

やることはいくらでもあるので決めておかないと私はパニックになります。そのうえで余力時間を確保してそこで色々調整するという感じです。そうでないと融通が利かなくなりますし。

おそらく皆さんも一緒なのでは?

ですので例え毎日顔を合わせる仲であったとしても仕事は仕事。お互い大切なお客様のために仕事をしている訳ですからお客様相手の場合と同様に相手の立場になって考えましょう。

・・・という考えを持った人の事務所でした。

今は補助者募集停止中ですが、招待的な応募基準として・・・。

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